Informácie o spracúvaní osobných údajov pri udeľovaní ocenenia „Srdce na dlani"

Prevádzkovatelia

Vzťahy medzi prevádzkovateľmi

Platforma dobrovoľníckych centier a organizácií je samostatným prevádzkovateľom vo vzťahu k spracúvaniu osobných údajov súvisiacemu s udeľovaním národného ocenenia „Srdce na dlani", ktoré organizuje.

Každý z prevádzkovateľov je samostatným prevádzkovateľom vo vzťahu k spracúvaniu osobných údajov súvisiacemu s udeľovaním krajského ocenenia „Srdce na dlani", ktoré organizuje.

Prevádzkovatelia sú spoločnými prevádzkovateľmi vo vzťahu k spracúvaniu osobných údajov na účely propagácie udeľovania ocenenia „Srdce na dlani" na webovom sídle www.srdcenadlani.sk, sociálnych sieťach a v iných informačných materiáloch. Kontaktným miestom pre dotknuté osoby je v tomto prípade Platforma dobrovoľníckych centier a organizácií.

Zodpovedná osoba

Prevádzkovateľ neurčil zodpovednú osobu.

Účel spracúvania osobných údajov

Osobné údaje dotknutých osôb sú spracúvané na tieto účely:

• príjem nominácií na udelenie ocenenia „Srdce na dlani" (najmä identifikácia nominujúceho a nominovaného, prípadne ich zástupcov a komunikácia s nimi, vyhodnotenie splnenia podmienok nominácie, administrácia informácií, ktoré s nomináciou súvisia),
• rozhodovanie o udelení ocenenia „Srdce na dlani" (najmä identifikácia členov hodnotiacej komisie a nominovaných subjektov, prípadne ich zástupcov a komunikácia s nimi, hodnotenie nominovaných subjektov, administrácia informácií, ktoré s hodnotením súvisia),
• organizácia podujatia spojeného s odovzdávaním ocenenia „Srdce na dlani" (najmä identifikácia ocenených subjektov, ich zástupcov a iných prítomných, administrácia informácií, ktoré s organizáciou podujatia súvisia),
• propagácia udeľovania ocenenia „Srdce na dlani" a propagácia dobrovoľníctva na webovom sídle prevádzkovateľa, sociálnych sieťach, v elektronických a printových reklamných a propagačných materiáloch,
• účtovné a daňové účely,
• plnenie právnych povinností a zabezpečovanie súladu s právnymi predpismi, vrátane sprístupňovania osobných údajov štátnym a iným orgánom vykonávajúcim dohľad nad činnosťou prevádzkovateľa,
• štatistické účely, archívne účely vo verejnom záujme, a účely historického a vedeckého výskumu,
• ochrana oprávnených záujmov prevádzkovateľa a iných osôb, ktorými sú najmä:
  • propagácia podujatia spojeného s odovzdávaním ocenenia „Srdce na dlani",
  • dodržiavanie základných zásad spracúvania osobných údajov, implementácie a udržiavania technických a organizačných bezpečnostných opatrení vrátane, ale nie výlučne, na predchádzanie neoprávnenému prístupu k systémom a informáciám, vyšetrovania podozrivých alebo známych bezpečnostných porušení,
  • predchádzanie podvodom a ochrana pred zneužitím služieb,
  • komunikácia s nominujúcimi a nominovanými ak ide o spracúvanie osobných údajov ich zástupcov a kontaktných osôb,
  • priamy marketing.

Poskytnutie osobných údajov je nevyhnutné pre prijatie nominácií, ich vyhodnotenie a udelenie ocenenia „Srdce na dlani".

Právny základ spracúvania osobných údajov

Spracúvanie osobných údajov dotknutých osôb na účel prijatia nominácií na udelenie ocenenia „Srdce na dlani", na účel rozhodovania o udelení ocenenia „Srdce na dlani" a na účel organizácie podujatia spojeného s odovzdávaním ocenenia „Srdce na dlani" môže byť založené na plnení zmluvy podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR alebo na súhlase dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR.

Spracúvanie osobných údajov dotknutých osôb na účel propagácie udeľovania ocenenia „Srdce na dlani" a propagácie dobrovoľníctva môže byť založené na plnení zmluvy podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR alebo na súhlase dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR.

Spracúvanie osobných údajov dotknutých osôb na daňové a účtovné účely môže byť založené na plnení zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR (zákon č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve, zákon č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty, zákon č. 563/2009 Z.z. o správe daní (daňový poriadok), zákon č. 40/1964 Z.z. Občiansky zákonník, zákon č. 513/1991 Z.z. Obchodný zákonník).

Spracúvanie osobných údajov dotknutých osôb pri plnení právnych povinností a pri zabezpečovaní súladu s právnymi predpismi môže byť založené na plnení zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR, verejnom záujme podľa článku 6 ods. 1 písm. e) GDPR alebo oprávnenom záujme podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR (zákon č. 406/2011 Z.z. o dobrovoľníctve, Nariadenie o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov (GDPR)).

Osobné údaje dotknutých osôb môžu byť spracúvané na štatistické účely, archívne účely vo verejnom záujme, a účely historického a vedeckého výskumu na právnom základe, ktorý umožňoval získavanie osobných údajov na pôvodné účely v zmysle režimu článku 89 GDPR (zákon č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach).

Spracúvanie osobných údajov dotknutých osôb na účely ochrany oprávnených záujmov prevádzkovateľa alebo tretích osôb môže byť založené na oprávnenom záujme podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Súhlas

Ak je spracúvanie osobných údajov prevádzkovateľom založené na súhlase, môže dotknutá osoba svoj súhlas so spracúvaním osobných údajov kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním. Odvolaním súhlasu nie je dotknuté právo prevádzkovateľa spracúvať osobné údaje v rozsahu, v akom ich spracúva na iných právnych základoch uvedených v GDPR, zákone o ochrane osobných údajov, alebo v iných všeobecne záväzných právnych predpisoch.

Rozsah spracúvaných osobných údajov

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje najmä v nasledovnom rozsahu:

• nominujúci subjekt: identifikačné a kontaktné údaje, videovizitka nominovaného subjektu prezentovaná na podujatí
• nominovaný subjekt: identifikačné a kontaktné údaje, popis a fotografie vykonávanej dobrovoľníckej činnosti, videovizitka prezentovaná na podujatí
• zástupcovia nominujúcich a nominovaných subjektov: identifikačné a kontaktné údaje, vzťah k zastúpenému subjektu
• členovia hodnotiacich komisií: identifikačné a kontaktné údaje, pozícia v hodnotiacej komisii, udelené hodnotenie
• účastníci podujatia spojeného s odovzdávaním ocenenia „Srdce na dlani": fotografie a videá, na ktorých sú zachytení, identifikačné a kontaktné údaje

Osobné údaje sa získavajú priamo od dotknutej osoby alebo ich prevádzkovateľovi poskytol nominujúci subjekt po získaní súhlasu dotknutej osoby.

Prevádzkovateľ nespracúva osobné údaje osobitnej kategórie. Ak sa takéto údaje objavia v nominačných podkladoch, spracujeme ich len na základe výslovného súhlasu, ak je potrebný, alebo ich bez zbytočného odkladu odstránime či anonymizujeme.

Fotografie a videozáznamy

Na podujatí môžu byť vyhotovované fotografie a videozáznamy na účely dokumentácie priebehu podujatia. Vyhotovovanie reportážnych fotografií a audiovizuálnych záznamov z podujatia, ich zverejňovanie prevádzkovateľmi a ich poskytovanie médiám na účely redakčného informovania o podujatí a sponzorom na účely informovania o ich podpore podujatia a propagácie dobrovoľníctva je založené na právnom základe, ktorým je oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Proti dokumentačnému snímaniu môžete namietať z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie.

Zverejnenie profilu nominovanej osoby, jej fotografií, videí a iných audiovizuálnych materiálov na podujatí a ich použitie na ďalšie účely je založené na právnom základe, ktorým je súhlas dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR.

Doba uchovávania osobných údajov

Pri nakladaní s osobnými údajmi aplikuje prevádzkovateľ princíp minimalizácie, čo znamená, že len čo uplynie doba, počas ktorej je povinný alebo oprávnený uchovávať osobné údaje, okamžite osobné údaje anonymizuje z databáz a informačných systémov. Prevádzkovateľ má nastavené prísne vnútorné pravidlá uchovávania osobných údajov, ktoré zaisťujú, že informácie nie sú držané dlhšie, než je prevádzkovateľ oprávnený alebo povinný.

Príjemcovia osobných údajov

Osobné údaje môžu byť sprístupnené zamestnancom a spolupracovníkom prevádzkovateľov, členom hodnotiacich komisií, médiám, prevádzkovateľom sociálnych sietí, sponzorom podujatia, ako aj sprostredkovateľom zabezpečujúcim fotografovanie, kamerovanie, strih, tlač, IT služby, hosting, cloudové úložiská a technickú podporu.

Osobné údaje dotknutých osôb môžu byť sprístupnené orgánom štátnej správy alebo iným orgánom, najmä tým, ktoré nad činnosťou prevádzkovateľa vykonávajú dozor alebo dohľad.

Osobné údaje prevádzkovateľ sprístupňuje len v nevyhnutnej miere a pri zachovaní mlčanlivosti príjemcu.

Prenos do zahraničia

Prevádzkovateľ štandardne neprenáša osobné údaje medzinárodným organizáciám alebo do tretích krajín. Pri používaní sociálnych sietí však môže dôjsť k prenosu osobných údajov do tretích krajín. Ak Európska komisia nerozhodla o primeranosti ochrany, prenos sa uskutoční s použitím primeraných záruk, najmä štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie (SCC), a ďalších doplňujúcich opatrení podľa potreby.

Práva dotknutej osoby

Dotknutá osoba je oprávnená uplatniť si u prevádzkovateľa nasledujúce práva prostredníctvom kontaktných údajov uvedených vyššie:

• Právo na prístup k osobným údajom (čl. 15 GDPR) — právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré prevádzkovateľ o dotknutej osobe má k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako jej osobné údaje používa.
• Právo na opravu osobných údajov (čl. 16 GDPR) — právo požadovať opravu osobných údajov, ak sú spracúvané nepresné alebo nesprávne osobné údaje.
• Právo na výmaz osobných údajov (čl. 17 GDPR) — (i) ak tieto údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali, (ii) ak bol odvolaný súhlas a na spracúvanie neexistuje iný právny základ, (iii) ak dotknutá osoba namietala spracúvanie na základe oprávneného záujmu a nad jej záujmami, právami a slobodami neprevažujú oprávnené dôvody prevádzkovateľa alebo namietala spracúvanie za účelom priameho marketingu, (iv) osobné údaje sa spracúvali nezákonne.
• Právo na obmedzenie spracúvania (čl. 18 GDPR) — (i) ak sa dotknutá osoba domnieva, že sú spracúvané nesprávne osobné údaje, do doby, než sa overí ich správnosť, (ii) ak je spracúvanie nezákonné a dotknutá osoba namiesto vymazania žiada obmedzenie spracúvania, (iii) ak prevádzkovateľ už nepotrebuje osobné údaje ale tieto potrebuje dotknutá osoba pre vlastné účely preukazovania, uplatňovania alebo obhajovania jej právnych nárokov, (iv) ak dotknutá osoba namieta spracúvanie, do doby overenia či oprávnené dôvody prevádzkovateľa prevažujú nad jej záujmami, právami a slobodami.
• Právo na prenos osobných údajov (čl. 20 GDPR) — právo žiadať prenos osobných údajov v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte k druhému prevádzkovateľovi, ak sú osobné údaje spracúvané na základe súhlasu a/alebo zmluvy automatizovanými prostriedkami.

Ak sa dotknutá osoba domnieva, že spracúvanie osobných údajov, ktoré sa jej týka, je v rozpore so všeobecne záväznými právnymi predpismi, má právo podať sťažnosť dozornému orgánu (čl. 77 GDPR). Dozorným orgánom v Slovenskej republike je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky so sídlom Hraničná 12 v Bratislave.

Právo namietať spracúvanie

Dotknutá osoba má právo kedykoľvek odmietnuť spracúvanie jej osobných údajov na účely priameho marketingu — v takom prípade sa osobné údaje na tieto účely ďalej nesmú spracúvať. Ak spracúva prevádzkovateľ osobné údaje na zabezpečenie jeho oprávnených záujmov alebo oprávnených záujmov iných osôb, môže dotknutá osoba toto spracúvanie namietať z dôvodov jej konkrétnej situácie (čl. 21 GDPR); v takom prípade môže prevádzkovateľ jej osobné údaje ďalej spracúvať, len ak preukáže existenciu nevyhnutných oprávnených dôvodov, ktoré prevažujú nad záujmami, právami a slobodami dotknutej osoby, alebo ak sú tieto údaje potrebné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Automatizované rozhodovanie vrátane profilovania

Pri spracúvaní osobných údajov prevádzkovateľom nedochádza k rozhodovaniu podľa čl. 22 GDPR, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, ktoré má právne účinky, ktoré sa týkajú alebo podobne významne ovplyvňujú dotknutú osobu.